Сеть супермаркетов в Саратовской области перешла на ERP-систему, основанную на Microsoft Dynamics AX 2012. Проект был реализован с поддержкой консультационной компании Odyssey Global.
Проект затронул 226 магазинов и все ключевые подразделения торговой сети. Переход на единую корпоративную ERP-систему позволил стандартизировать учет данных, оперативно получать информацию по каждому магазину и эффективно осуществлять планирование и анализ деятельности всей компании. В результате внедрения были унифицированы ранее разрозненные процессы финансов, закупок и продаж, ассортиментного планирования, управления логистикой, учета продукции и др.
Сеть «Виноград» – это около 230 магазинов, расположенных в 25 городах Саратовской области. Ежедневно точки продаж компании посещает свыше 200 тысяч человек. Общая численность персонала, занятого обслуживанием покупателей, составляет более 5 тысяч. Помимо десятков тысяч товаров поставщиков, сеть выпускает и успешно реализует около 200 продуктов под собственной торговой маркой «Вкус жизни».
До проекта с Odyssey Global торговая сеть использовала несколько ИТ-решений: для ведения бухгалтерского учета, системы безопасности, POS-систему, а также решения для электронного обмена документами и управления терминалами сбора данных. Такое количество разрозненных систем создавало сложности при осуществлении их поддержки, отнимало много времени и сил у сотрудников ИТ-отдела. Руководство сети «Виноград» искало комплексное решение с широкими возможностями по доработке и развитию функционала, исходя из будущих потребностей торговой сети. Требовалось унифицировать рабочие операции всех магазинов и подразделений торговой сети. Новая ERP-система должна была охватить процессы финансов, логистики, управления распределительным центром и отгрузками, собственного производства, учета сырья и продукции, управления ассортиментом, электронного обмена данными с поставщиками, учета ретро-бонусов и другие.
В ходе поисков новой системы руководство «Виноград» изучило предложения ведущих вендоров и остановилось на платформе Microsoft Dynamics AX. Ключевыми критериями выбора партнера по проекту были наличие у компании готовой функциональности решения для розничной торговли, гибкость и адаптируемость системы, а также опыт проектной команды. Для поиска поставщика решения торговая сеть провела тендер с участием нескольких ИТ-консалтинговых компаний, в результате которого партнером стала Odyssey Global.
Мы были удачливы с проектной командой. Консультанты Odyssey Global досконально изучили и описали применяемые компанией операции и процессы. Это талантливые специалисты с высоким уровнем экспертизы и глубокими знаниями специфики бизнеса нашей сферы розничной торговли
Перед проектной командой стояли следующие задачи:
- Повысить оперативность обновления в системе товарных остатков путем обработки данных по товарным чекам в течение дня;
- Обеспечить эффективную и надежную интеграцию с другими системами, используемыми в компании: EDI, ЕГАИС и др.;
- Оптимизировать управление ассортиментом за счет внедрения справочника жизненного цикла товаров и хранения истории изменения ассортимента;
- Автоматизировать учет расчетов с поставщиками и формирования заявок на платежи в соответствии с коммерческими условиями соглашений.
Реализация проекта шла поэтапно, за это время специалисты провели: автоматизацию процессов табельного учета, торговых и логистических процессов, настройку финансового контура и масштабное тиражирование.
Теперь мы работаем с данными совершенно иного качества: в систему заложены удобные инструменты контроля бизнес-процессов, наглядного представления информации, формирования и анализа отчетности. Все это помогает руководству нашей компании своевременно получать необходимые сведения и принимать взвешенные решения
ERP-система обеспечивает полный и точный обзор данных по магазинам на основе проведенных операций и представляет полученную информацию в удобной форме.
Управляющему финансового отдела стало проще согласовывать заявки на оплату, контролировать их выполнение, анализировать финансовые показатели и график постоянных платежей, быстро находить необходимые документы по договорам с партнерами. В рамках управленческого учета были автоматизированы процессы взаиморасчетов с контрагентами, учета ретро-бонусов, учета основных средств и нематериальных активов, казначейства, формирования финансовой отчетности и расчета показателей финансового анализа. В рамках проекта был осуществлен переход от кассового метода признания доходов и расходов на метод начисления. Внедренная система позволяет оперативно получать аналитическую отчетность как с точки зрения управления доходами и расходами, так и с точки зрения управления денежными потоками.
В рамках проекта был автоматизирован важнейший блок процессов управления ассортиментом. Используемое решение позволяет управлять ассортиментом с учетом этапов жизненного цикла ассортимента относительно торговых точек, сгруппированных по форматам, географии и другим аналитикам с возможностью детализации до конкретного магазина.
Изменения коснулись и ценообразования: теперь торговая сеть осуществляет гибкое формирование цен по номенклатуре по каждому магазину и периоду. В планах дальнейшего развития решения – применение компанией продвинутых инструментов расчета и управления ценами.
В решении реализован и стабильно функционирует механизм сводного планирования и автоматического формирования заказов на пополнение торговых точек с учетом прогноза спроса. Бек-офисные процессы всех магазинов также перенесены в автоматизированную систему. Реализованы удобные инструменты табельного учета. Коммерческая и финансовая отчетность осуществляется на базе технологий OLAP.
В ходе внедрения специалисты Odyssey Global также провели настройку решения EDI для обеспечения возможности электронного обмена данными между ERP-системой и поставщиками, в результате чего торговая сеть снизила трудозатраты персонала по работе с приходными накладными.
Решение Odyssey Food Retail на платформе Microsoft Dynamics AX 2012 имеет широкие возможности масштабирования и дальнейшего развития своей функциональности — то, что нужно компании, работающей в высококонкурентной сфере ритейла. Способность быть гибкими, оперативно реагировать на вызовы рынка, быстро и легко адаптировать свою систему под изменяющиеся запросы позволяет отвечать требованиям своих покупателей и партнеров. Мы создали фундамент, на который можно уверенно опираться в дальнейшем развитии сети
