Автоматизация финансового планирования и бюджетирования: преимущества и пример внедрения в компании Nordgold

Бюджетирование и финансовое планирование в крупных организациях — это процесс, который требует много времени и усилий, включая привлечение ключевых сотрудников из различных отделов и полное сосредоточение всего финансового отдела. Многие организации, стараясь справиться с этой задачей, увеличивают численность финансового отдела или продлевают рабочий день. Однако это не всегда приводит к желаемому результату, а иногда даже ухудшает эффективность работы финансистов. Директор по развитию бизнеса информационно-аналитических систем Odyssey Global рассказывает, как автоматизация процессов финансового планирования и бюджетирования помогает решить эти вопросы на примере проекта внедрения EPM-системы в компании Nordgold.

Исходя из нашего опыта в области D&A (Data and Analytics), большинство крупных организаций сталкиваются с четырьмя основными проблемами при организации финансового планирования.

Каждый отдел формирует свои планы, которые затем согласовываются между функциями, корректируются, пока не будет создан единый и непротиворечивый документ — бюджет организации. При этом большое количество расчетов выполняется вручную. И если изменяется тот или иной показатель, вся цепочка расчетов, зависящих от него, подлежит проверке и корректировке, что занимает много времени. Если при этом еще рассматривать альтернативные планы, то процесс бюджетирования может затянуться на долгие недели или даже месяцы.

Чтобы финансовый план организации был прикладным, необходимо рассматривать различные сценарии развития событий. Чем больше влияющих факторов, рисков и вариантов развития событий организация учтет при планировании бюджета, тем лучше она сможет подготовиться к потенциальным изменениям на рынке. При этом организация должна иметь возможность быстро переключаться между альтернативными сценариями при наступлении значимых событий, что делает моделирование различных сценариев финансового плана сложной задачей.

Обычно финансовый план составляют на 1 год. Однако в крупных организациях есть долгосрочные цели, которые необходимо декомпозировать до уровня кратко- и среднесрочных планов, а также учитывать влияние текущих событий на крупные инвестиционные проекты. Это предъявляет дополнительные требования к процессам финансового планирования и бюджетирования.

Когда сбор данных происходит на уровне «локальных» систем или файлов, без возможности проверки и непредвзятого контроля, уровень доверия к получаемым результатам может быть низким. При работе с разрозненными данными, собираемыми каждым отделом вне единого информационного пространства, возникает риск ошибок и искажения итогового финансового результата. Возникает необходимость в проверке и подтверждении релевантности информации, представленной для консолидации. Это влечет за собой дополнительные транзакционные и временные затраты. Решение этих задач — автоматизация финансового планирования с помощью бизнес-приложений.

Современные платформы создают единое информационное пространство для планирования и позволяют отказаться от работы с множеством разрозненных файлов, интегрируя данные из всех систем организации: ERP, APS, WMS, CRM. Централизованные системы финансового планирования обладают множеством важных функций:

• Позволяют отслеживать наполняемость и реализацию планов в режиме реального времени и анализировать данные в удобных форматах.
• Создают единое информационное пространство организации. Системы финансового планирования включают в себя все отделы организации, что позволяет руководителю видеть полную и достоверную картину происходящего. А всем сотрудникам иметь доступ к необходимой информации в режиме онлайн.
• Устраняют необходимость постоянной пересылки файлов между отделами. Все актуальные данные находятся в единой системе, получить доступ к которой может каждый сотрудник (конечно же, в рамках своих полномочий). При этом данные оперативно обновляются: внесение изменений в одних планах отражается на связанных параметрах в других и далее по цепочке.
• Могут не только анализировать текущие показатели, но и помогают строить прогнозы. Встроенные системы предиктивной аналитики учитывают множество факторов и помогают создать неограниченное количество сценариев развития организации. Система поддерживает долгосрочное планирование более чем на 20 лет, а значит, все инвестиционные проекты организации будут учтены при построении текущих финансовых планов.

Автоматизация планирования и бюджетирования также снимает с сотрудников нагрузку в виде большого объема ручного труда и многочисленных перепроверок данных, помогает избежать ошибок в расчетах и ускоряет процессы. Такие изменения позитивно скажутся как на операционной эффективности организации в целом, так и на вовлеченности сотрудников в работу: рутинные расчеты выполняет система, а люди могут работать над более интересными задачами. Помимо всех вышеперечисленных преимуществ, современные системы финансового планирования и бизнес-аналитики — это гибкие инструменты, которые могут учитывать различные особенности организаций и отраслей. 

Все указанные выше преимущества можно получить, реализовав комплексный проект по автоматизации системы корпоративных финансов. Nordgold, международная золотодобывающая организация, инициировала проект внедрения системы финансового планирования и бюджетирования и выбрала Odyssey Global в качестве партнера по цифровой трансформации.

Для реализации проекта мы предложили одну из ведущих EPM-систем – платформу IBM Planning Analytics, хорошо зарекомендовавшую себя при решении задач подобного класса. С учетом обозначенных требований со стороны Nordgold мы адаптировали IBM Planning Analytics, заложив в основу бюджетную модель, учитывающую всю основную отраслевую специфику работы добывающей организации. Кроме этого, были настроены модули управленческой отчетности и расчета себестоимости с учетом отраслевых стандартов и требований, а также модуль Benchmarking для сравнения организации с лучшими индустриальными практиками и аналогичными данными конкурентов.

В результате получилось самостоятельное отраслевое решение, готовое к внедрению на предприятиях добывающей отрасли, — CN Planning Analytics for Mining Industry. Решение зарегистрировано в каталоге IBM Global Solution Directory. Внедрение системы позволило учитывать отраслевую специфику при расчете себестоимости, построении бюджетной модели и формировании управленческой отчетности, поскольку в решении заложены все возможные виды работ предприятий с различными методами добычи. CN Planning Analytics for Mining Industry позволяет проводить детальный анализ всех операций организации, в том числе CAPEX-проектов на предмет устойчивости, влияния на денежный поток организации, а также NPV, IRR и других KPI.

Подобные современные решения для планирования и прогнозирования помогают организациям ускорить и повысить качество финансового планирования, а также снизить общую трудоемкость процесса бюджетирования. Однако максимальную пользу вашему бизнесу они принесут тогда, когда будут полностью соответствовать бизнес-модели организации и будут адаптированы под ваши конкретные нужды.