Коллектив компаний «ВОЛХОВЕЦ», ключевой российский изготовитель дверей для жилых помещений, подвел итоги работы над проектом по автоматизации процедур бюджетирования на основе системы IBM Cognos Express. Проект был реализован с помощью экспертов консалтинговой компании Odyssey Global, партнера IBM в области бизнес-аналитики.
Процесс внедрения системы IBM Cognos Express продолжался с мая по ноябрь 2012 года. Начало проекта совпало с созданием группы компаний «Волховец», в которую вошли два производственных завода и обширная сеть торговых представительств. Глобальная реорганизация убедила руководство холдинга в необходимости разработки новой информационной системы бюджетного управления.
До создания группы компаний «Волховец» бюджетный цикл всех предприятий, будь то завод или торговое представительство, поддерживался стандартными офисными приложениями. Вся информация собиралась в планово-экономический отдел управляющей компании «как есть». Руководство холдинга стремилось получать и структурировать необходимую информацию в режиме реального времени, чтобы тем самым повысить эффективность бюджетного планирования и ускорить принятие управленческих решений. Однако отсутствие единого подхода к подготовке и контролю бюджетов отдельных подразделений и различная степень детализации предоставляемых форм отчетности усложняли консолидацию данных по группе компаний, не позволяя владеть актуальными данными о финансовом состоянии организации.
Первичное знакомство специалистов «Волховец» с возможностями системы состоялось в рамках трехдневного курса обучения, проведенного Odyssey Global. За это время сотрудники финансового департамента производственной компании смогли опробовать базовые инструменты IBM Cognos Express, посмотреть, как строятся отчеты по кубам, оценить простоту и удобство интерфейса для своих пользователей. Решение на платформе IBM Cognos Express в полной мере удовлетворяло потребности заказчика и по функционалу, и по стоимости, поэтому конечный выбор был сделан именно в пользу этого программного продукта.
Проектная команда состояла преимущественно из специалистов финансового департамента группы компаний «Волховец». В рамках внедрения была выстроена новая бюджетная модель холдинга. Благодаря инструментам IBM Cognos Express, унификации форм бюджетов и финансовых отчетов в компании упростились процедуры сбора и консолидации имеющихся данных. Методология и регламенты планирования бюджетов устраивали руководство ГК «Волховец» и остались практически неизменными. Помимо снижения трудоемкости работы финансовых специалистов, компания сумела устранить риск возникновения ошибок, неизменно сопровождающих ручной ввод и обработку информации. В процессе развертывания системы консультант Odyssey Global познакомил сотрудников финансового департамента ГК «Волховец» с основами информационной безопасности, принципами настройки прав доступа и пользовательских ролей в системе.
Экспертиза проектной команды ГК «Волховец», включающая основных руководителей и специалистов финансового департамента, позволила завершить внедрение IBM Cognos Express в установленные сроки. Результаты проекта оказались предсказуемо положительными и говорят сами за себя. Сотрудники компании готовят бюджет в разрезе всех подразделений и группы по трем основным формам: бюджету доходов и расходов, движения денежных средств и баланса.
Бюджет на 2013 год для ГК «Волховец» был разработан в новой системе. Использование IBM Cognos Express существенно ускорило и улучшило сбор и обработку финансовых данных холдинга, что положительно отразилось на оперативности всего процесса бюджетирования. Планирование годового бюджета для группы «Волховец» в прошлом году заняло около 3 месяцев, в то время как в этом году финансовый департамент справился с этой задачей за всего 3,5 недели. Новая система также позволила холдингу упростить согласование и корректировку краткосрочных операционных бюджетов.
С помощью инструментов IBM Cognos Express финансовые менеджеры ГК «Волховец» проводят анализ исполнения бюджетов и подготавливают консолидированную отчетность по всей группе. «С помощью системы ГК "Волховец" интегрировала ключевые процессы бюджетирования в единый цикл, получила инструменты для расчета статей в различных аналитических разрезах, полностью исключив трудоемкую ручную обработку данных и повысив точность финансовой информации», – делится результатами внедрения Алёна Марчук, руководитель проекта со стороны ГК «Волховец». – «Финансовый департамент ежемесячно формирует в IBM Cognos Express управленческую отчетность по доходам и расходам группы в разрезе бизнес-единиц, может прогнозировать возможные отклонения показателей бюджета при изменении условий деятельности предприятий. В настоящее время мы настраиваем механизмы оперативного сбора фактических данных».
«Волховец» и Odyssey Global продолжают сотрудничество в рамках проекта внедрения корпоративной информационной системы на платформе Microsoft Dynamics AX.
После внедрения ERP-системы в промышленную эксплуатацию, ведение и контроль бюджетов на разных уровнях управления группы компании станет более прозрачным и последовательным, что способствует улучшению финансовой стабильности.
