Эффективное управление проектом по внедрению 1С:Управление Холдингом: снижение затрат и рисков

В этой статье мы обсудим эффективное управление проектом по внедрению "1С:Управление Холдингом" и способы снижения затрат и рисков.
С учетом ISO 42010, владельцы системы могут иметь следующие потребности:

1. Холдинг включает в себя множество юридических лиц, их отчетность либо неполная, либо требует значительных усилий для подготовки. 1С:Управление Холдингом позволяет перейти от отдельных таблиц Excel к общему формированию отчетности. Операции, такие как консолидация и сбор управленческой отчетности, становятся более быстрыми, сокращаются операционные затраты, повышается эффективность работы даже больших предприятий.
2. Холдингу требуется объединить бюджеты и автоматизировать процессы. С 1С:Управление Холдингом можно выполнить финансовое многосценарное планирование, гибко настраивая бюджетную модель. Предусмотрены механизмы для распределения ответственности и ограничения статей бюджета. Анализ удобно проводить с помощью яркого дашборда - системы мониторинга ключевых показателей.
3. Существует потребность в получении индивидуальной, консолидированной отчетности и/или комбинированной отчетности по МСФО.
4. Холдингу требуется механизм для комплексного управления оборотным капиталом. В 1С:Управление Холдингом предусмотрены функции для консолидации заявок на потребность в материальных ресурсах, проведения тендерных процедур, договорных процессов, управления кредитными, процентными и валютными рисками.
5. Холдинг расширяется и возникает потребность улучшить эффективность управления без изменения платформы 1С. С помощью прямого соединения 1С:Управление Холдингом может быть интегрирован с любыми системами 1С, которые уже используются в холдинге.

Жизненный цикл системы - это последовательность стадий и процессов, выполняемых на них. Выделяют жизненный цикл проекта - работы ЖЦ системы, которые включены в конкретное внедрение.

Подход, основанный на жизненном цикле, позволяет обеспечить полноту требований к системе, а также адекватно оценить потребность в ресурсах и возможные риски. Например, позволяет определить и не забыть, что у системы будет период эксплуатации, а значит, нужно сделать ее модульной и расширяемой при изменении требований.

По стандарту ISO/IEC/IEEE 15288:2015 типичные стадии жизненного цикла системы включают:

Концепция
На этом этапе происходит осознание потребности, определение стратегических целей внедрения.

Разработка

• Создание задания на работы

Задание на работы - документ, предназначенный для подрядчика, на основании которого предоставляется коммерческое предложение. Также для создания задания на работы необходимо провести:
– Определение функциональных и архитектурных требований к внедрению
– Выбор платформы. Предварительный выбор платформы или список потенциальных систем чаще всего происходит на основании будущего операционного окружения целевой системы и особых требований руководства (ограниченный бюджет, стратегия развития ИТ-холдинга)

• Разработка коммерческого предложения подрядчиком, на основании подготовленного ранее задания.
• Проведение закупочных процедур и выбор подрядчика.

При выборе подрядчика рекомендуется руководствоваться следующими критериями:
– Наличие сертифицированных руководителей проектов;
– Наличие сертифицированных специалистов, аттестованных на внедрение тех компонентов, которые будут использоваться для автоматизации ваших задач;
– Опыт внедрения аналогичных проектов;
– Понятность и детальность предоставленного коммерческого предложения.

• Заключение договора с подрядчиком, решение организационных вопросов
• Проектирование системы: сбор и анализ требований, разработка технического задания и методологии.

На этом этапе производится разработка методологии МСФО, бюджетной модели, эталонных элементов ЦНСИ, сбор, анализ и согласование требований, разработка архитектуры и т.д. ТЗ устанавливает основное назначение разрабатываемого объекта, его технические характеристики, показатели качества и технико-экономические требования, предписание по выполнению необходимых стадий создания документации и ее состав, а также специальные требования. Разработка ТЗ – важный этап внедрения, поскольку от понятности, полноты и качества описания зависит, будет ли программа в конечном счете соответствовать требованиям заказчика. Данному этапу следует уделить значительное внимание и вложить максимум ресурсов, как со стороны заказчика, так и подрядчика.

Производство

• Разработка системы
• Приемо-сдаточные испытания и ввод в опытную эксплуатацию
• Опытная эксплуатация

Цель опытной эксплуатации - проверка алгоритмов, отладка программ и работы пользователей с 1С Управление Холдингом в реальных или тестовых условиях.

• Ввод в промышленную эксплуатацию и промышленная эксплуатация

Опытная эксплуатация
Разработанная система промышленно эксплуатируется, предоставляет услуги в заданных условиях функционирования.

Поддержка (применение)
В рамках поддержки производится доработка по заявкам пользователей, установка обновлений, исправление выявленных ошибок.

Выведение из эксплуатации (изъятие и списание)
Стадии жизненного цикла от внедрения к внедрению могут быть разными, перекрываться или выполняться в одно и то же время.
Несмотря на то, что к рискам проектов 1С:Управление Холдингом относятся все общепроектные риски, следует выделить те из них, которые связаны с особенностью продукта.

В отличие от операционных систем (1С:ERP), бюджетная модель и модель МСФО настраиваются пользователем, в контексте типов отчетов и перспектив с аналитикой. При настройке модели требуется:

• Определить типы отчетов, показатели, строки, столбцы, перспективы с аналитикой;
• Создать формулы (связь между отчетами);
• Ввести начальные балансы (где это необходимо);
• Последовательно заполнить бюджетную модель или модель МСФО.

При изменении методологии в проекте необходимо:

• Изменить зависимые формулы в уже реализованной модели (перепривязать аналитику)
• Перезаполнить начальные балансы
• Последовательно перезаполнить типы отчетов

Большую часть времени занимают переделки уже реализованной методологии в 1С:Управление Холдингом, перезаполнение данных и повторная настройка затрат. Поэтому основной риск проектов - неподготовленная к реализации методология и изменения в ней.
Для соблюдения сроков и бюджета проекта важно управлять изменениями:

Изменение	Метод управления
В процессе проекта заказчик понял, что в системе требуется изменить существующие модули или внедрить новые	· Привлечь дополнительные ресурсы и выполнить в рамках дополнительного соглашения · Реализовать в рамках основного проекта вместо других модулей
Изменились ответственные лица заказчика	· Получить поддержку куратора проекта · Остановить/перезапустить проект
Смена руководства проекта со стороны подрядчика	Использовать несколько ключевых исполнителей на проекте

Вышеизложенная информация будет полезна компаниям, которые только планируют внедрить 1С:Управление Холдингом или находятся на начальном этапе выбора системы.