Подробный обзор системы бюджетирования в 1С:ERP

Для каждого менеджера важно уметь планировать, контролировать и оценивать эффективность работы компании, а также принимать управленческие решения на основе полученной информации.

Одним из инструментов, которые помогают решить эти задачи и ответить на эти вопросы, является система бюджетирования.

Давайте рассмотрим каждый элемент настроек подсистемы бюджетирования в 1С:ERP:

1. Нематериальные показатели. Нематериальные показатели хранятся в одноименном справочнике. С помощью документа «Установка значений нематериальных показателей» можно вводить значения нематериальных показателей для регистрации типов бюджетных показателей планирования и контроля плана-факта: цены, нормы, шкалы коэффициентов и т.д. В других словах, нематериальные показатели полезны при формировании плановых данных. С их помощью можно рассчитать зависимые статьи бюджетов по заданным планируемым значениям. Например, с помощью нематериальных показателей можно выполнить расчет плановой заработной платы или объема продаж в денежном выражении. Для каждого нематериального показателя указываются типы аналитики, детализация, тип показателя (денежный, коэффициенты, количественный) и правила хранения показателя (в документе или в других подсистемах). Документ может быть заполнен по шаблону. Формирование шаблонов заполнения нематериальных показателей может быть выполнено непосредственно в документе «Установка значений нематериальных показателей».
2. Показатели бюджетов. Показатели бюджетов хранятся в справочнике «Показатели бюджетов». Справочник предназначен для регистрации остаточных показателей (показателей бюджетов), формирующих прогнозный баланс. Использование показателей бюджетов не является обязательным. Показатели бюджетов должны быть связаны со статьями бюджетов, которые оказывают на них влияние (уменьшают или увеличивают значение показателя). Связи между показателями бюджетов и статьями бюджетов настраиваются в регистре сведений «Связи показателей бюджетов». Для показателей бюджетов возможно создание правила получения фактических данных. Данные можно получить из оперативного, регламентированного, международного учета или с помощью схемы компоновки данных. Для каждого показателя указывается использование аналитики и показатели для планирования. Из формы справочника с помощью команд панели навигации можно перейти к списку влияющих статей и правилам получения фактических данных.
3. Связи показателей бюджетов. Формирование значения показателей бюджетов осуществляется при помощи изменения значения определенных влияющих статей оборотов. Для хранения этих взаимосвязей используется регистр сведений «Связи показателей бюджетов». При определении зависимости указываются связанные статья и показатель бюджетов, характер влияния (расход, приход, коэффициент) и параметры трансляции аналитики. Используемые зависимости могут быть проанализированы при помощи отчета «Связи статей и показателей бюджета».
4. «Этапы бюджетного процесса». Для хранения бюджетного регламента используется справочник «Этапы бюджетного процесса». Использование механизмов управления регламентом бюджетного процесса регулируется функциональной опцией «Бюджетные процессы» в разделе «Администрирование/ Бюджетирование и международный учет». При вводе регламента планирования в подчиненном справочнике в иерархии создается перечень и последовательность выполнения этапов. Этапы этапов могут объединяться в этапы процесса (группы справочника). Этапы процесса определяют порядок выполнения задач (до или после начала, или окончания периода) и могут быть повторяемыми с определенной периодичностью. Для каждого этапа указываются параметры формирования бюджетных задач.
5. Модель бюджетирования Возможно создание нескольких бюджетных моделей в информационной базе, но действующая в конкретный период времени, может быть только одна из них. Все созданные модели хранятся в справочнике «Модели бюджетирования». Бюджетная модель определяет:
   1. Использование обязательных сквозных аналитик по организациям и подразделениям.
   2. Периодичность планирования и регламент планирования.
   3. Требования к лимитированию при планировании расхода денежных средств, сценарий для ввода лимитов и перечень статей, по которым требуется лимитирование.

6. Типы бюджетов. Типы бюджетов создаются и хранятся в одноименном справочнике и используются в рамках конкретной бюджетной модели.

   Закладка «Структура бюджета» формируется добавлением в нее элементов (элементов оформления, таблиц, группировок, формул, статей и показателей). В качестве измерений в структуре бюджетов могут указываться периоды, валюта и все виды аналитики, которые выбраны в плане видов характеристик «Аналитики статей бюджетов». При этом аналитика может быть задана фиксированным списком элементов справочника или списком всех элементов справочника, по которым в периоде формирования бюджетного отчета имеются обороты и остатки.

   Статьи и показатели бюджетов в структуре вида бюджета могут выводиться в таблицах, при этом доступны три вида таблиц:

   1. Статьи и показатели бюджетов располагаются в строках, а аналитика и периоды в колонках таблицы.
   2. Статьи и показатели бюджетов располагаются в колонках, а аналитика и периоды в строках таблицы.
   3. Сложная таблица с произвольным расположением показателей и формул.

   Статьи и показатели бюджетов располагаются по конкретным ячейкам отчета.

   В структуре могут использоваться производные показатели, которые формируются по определенной формуле. В качестве операндов в формуле могут использоваться статьи и показатели бюджетов. При создании формулы используются арифметические, логические операторы и различные функции (сложения, выделения среднего, максимального, минимального значения, условия и т.п.)

7. Статья бюджетирования и аналитика статьи бюджетирования Статьи бюджетирования хранятся в справочнике «Статьи бюджетов» и соответствуют хозяйственным операциям. Для статей бюджетов задаются до 6 видов аналитики, перечень которых хранится в плане видов характеристик аналитики статей бюджетов, которыми являются справочники оперативного учета (номенклатура, статьи расходов и т.д.). Для вида аналитики можно указать возможность ведения количественного и валютного учета.
8. Сценарии и экземпляры бюджетов. С помощью документа «Экземпляр бюджета» осуществляется планирование данных по видам бюджетов и сценариям. Сценарии планирования хранятся в справочнике «Сценарии». Использование сценариев планирования позволяет создать в информационной базе несколько независимых вариантов плановых данных, в том числе с учетом разных прогнозных курсов валют. В документе указывается сценарий, период планирования, вид бюджета, значения обязательных аналитик и плановые данные в структуре выбранного вида бюджета.

Ввод плановых данных в экземпляр бюджета может быть выполнен в любой валюте.

При проведении документа плановые данные хранятся в валюте документа, валюте сценария, валюте управленческого учета и валюте регламентированного учета. Плановые данные могут быть загружены из внешних файлов в формате *xls.

Документ позволяет осуществлять как ввод, так и корректировку плановых данных.

Для разделения процесса работы с экземплярами бюджета по зонам ответственности пользователей может в прикладном решении быть использован механизм статусов.

При установке в бюджетной модели флага «Утверждать бюджеты» статусы документов «Экземпляр отчетов» могут устанавливаться из задач бюджетирования.

Статусы документов влияют на ввод новых задач и формирование бюджетных отчетов.

Внедрение системы бюджетирования на предприятии позволяет строить прогнозы по финансово-экономическим показателям, моделировать сценарии событий, влияющих на эти показатели, и заранее готовить ответные действия. Другими словами, предприятие получает возможность гибче реагировать на изменения во внешней и внутренней среде. А это дополнительная возможность максимизации прибыли